Tafakari juu ya Kuanzisha na Kuongeza Mfumo Huru wa Kupokea na Kurekebisha Malalamiko (IRM): Masomo muhimu tano

Makala hii iliandaliwa na Dr Lalanath de Silva, Mkuu wa GCF'Mfumo huru wa kurekebisha. Ni mfululizo wa pili wa tafakari juu ya miaka yake mitano akihudumu kama mkuu wa utaratibu.  

Ni adventure gani imekuwa, kuanzisha mfumo mpya wa kurekebisha huru (IRM) katika Mfuko wa Hali ya Hewa ya Kijani (GCF).  Ilihusisha kila kitu kutoka kwa kuhuisha mamlaka ya IRM, kuajiri, kutoa mafunzo na kusimamia wafanyakazi, kuandika taratibu na miongozo yake ya kuandaa mipango na bajeti za kazi, kusimamia uhusiano na Sekretarieti na Bodi, na muhimu zaidi kushughulikia malalamiko na malalamiko.  Lakini safu hii sio hadithi ya kile nilichofanya.  Badala yake, ni mkusanyiko wa masomo matano niliyojifunza katika mchakato. Masomo haya yalienda juu na juu ya mahitaji ya msingi kuwa wazi, ya haki, ya haki, ya haraka na ya gharama rafiki.

Somo la 1: thamani ya mahusiano mazuri ya Bodi

ya GCF Bodi ni kama hakuna mwingine niliyefanya kazi naye hapo awali.  Ina wajumbe 24 wa Bodi, 12 kutoka nchi wafadhili na 12 kutoka nchi zinazoendelea, kila mmoja akiwa na kura sawa.  Bodi ilikuwa na nguvu ya kipekee ambayo sikuwa nimepitia hapo awali.  Nilijifunza haraka kwamba ilikuwa muhimu kushirikiana na mawazo mapya na dhana na wajumbe wa Bodi.  Kudumisha uhusiano wa kujenga na kukomaa na Bodi na wanachama wake kwa hivyo ilikuwa muhimu.  Utaratibu wa marekebisho ya Grievance mara nyingi huogopa kuingiliwa na uhuru wao kutoka kwa Bodi ya shirika lao la mzazi.  Ninashukuru kwamba GCF Bodi na wanachama wake wengi hawajawahi kuingilia uhuru wa IRM. Kinyume chake, waliendelea tu kuithibitisha na kusisitiza juu ya umuhimu wake.  Katika kipindi cha uongozi wangu, GCF Bodi ilisasisha masharti ya kumbukumbu ya IRM, ilipitisha seti ya taratibu za maendeleo na za kuweka kiwango kwa utaratibu pamoja na miongozo ya kihistoria yenyewe juu ya jinsi ya kuchakata mapendekezo juu ya malalamiko na maombi ya kutafakari upya kutoka kwa IRM.

Somo la 2 : thamani ya mashauriano ya kina

Sehemu ya kazi yangu ni pamoja na kusasisha mamlaka ya IRM na kuendeleza taratibu na miongozo yake.  Wote wawili walikabidhiwa na bodi hiyo.  Hapa nilijifunza kwamba mashauriano ya kina huchukua muda lakini hutoa umiliki mkubwa na kukubalika kwa matokeo.  Kama sehemu ya mazoezi haya, tulichukua michakato ya kina ya ushauri.  Hii ni pamoja na wito wa umma kwa mapendekezo na mashauriano na GCF Wadau.  Ushauri pia ulifanyika na wajumbe wa Bodi, mashirika ya kiraia, mamlaka ya kitaifa iliyochaguliwa, GCF vyombo vilivyoidhinishwa na GCF Wafanyakazi wa Sekretarieti.  Mashauriano haya yalileta mawazo mengi ya kujenga na ya maendeleo kwenye meza.

Somo la 3: thamani ya mtaalamu wa mawasiliano

Katika kuajiri wafanyikazi, nilianza kwa kuleta wataalamu wa bodi katika ukaguzi wa upatanishi na kufuata pamoja na wafanyikazi wa msaada.  Bila shaka hii ni muhimu kwa utaratibu mzuri wa malalamiko.  Lakini baada ya muda, tulikabiliwa na changamoto ya kupata neno kwamba utaratibu ulikuwa juu na unaendelea na kupatikana kwa watu walioathiriwa na mradi na nchi zinazoendelea.  Licha ya juhudi zetu bora zaidi za amateur kama wawasilianaji, tathmini inayofuata ilionyesha kuwa watendaji wa asasi za kiraia na wadau wengine wa GCF, ikiwa ni pamoja na watu walioathirika, walijua kidogo sana, ikiwa chochote, kuhusu IRM.  Ili kujaza pengo hili, sasa tumeajiri Mshirika wa Mawasiliano. Kwa bahati mbaya, hii inapaswa kuwa ilitokea miaka mitano iliyopita. Ikiwa ningeruhusiwa kufanya tena kuajiri wafanyikazi, ningejumuisha mtaalamu wa mawasiliano katika kukodisha mapema, kuongoza juhudi za ufikiaji wa IRM. Kuna wakati unabaki kati ya kuwa na ufahamu wa utaratibu wa kurekebisha na kufungua halisi ya malalamiko.

Somo la 4 : thamani ya uhusiano wa kukomaa na usimamizi

Uhusiano kati ya utaratibu wa kurekebisha malalamiko na usimamizi wa taasisi ya mzazi ni changamoto.  Kwa upande mmoja, utaratibu lazima uchunguze bidii inayofaa ya usimamizi katika muundo wa mradi na utekelezaji katika muktadha wa malalamiko yaliyopokelewa.  Kwa upande mwingine, kama sehemu ya taasisi ya mzazi, uhuru unapaswa kudumishwa, wakati pia kushirikiana katika masuala ya utawala na kukuza uhusiano wa pamoja.  Changamoto za uhuru wa utaratibu zitatoka nje na kutoka ndani ya taasisi. Hii sio sana kutokana na kuingiliwa moja kwa moja - lakini badala yake kutoka kwa vyanzo visivyo wazi vya kila siku kama vile kazi za utawala.  Changamoto za uhuru na ufanisi (ambayo inatafsiri utunzaji wa malalamiko kwa wakati unaofaa) inaweza kuja kwa njia ya ucheleweshaji wa kiutawala au kukataa, na hasa ukosefu wa maarifa au uelewa duni wa uhuru na mamlaka ya utaratibu.  Somo nililojifunza ni kwamba kuchora mistari wazi kwa upole na kwa uthabiti wakati wa kudumisha uhusiano wa heshima ulikuwa msingi wa uhusiano uliokomaa na usimamizi.  Katika GCF, IRM na Sekretarieti wamefanya kazi kupitia masuala mengi kama hayo na itifaki na taratibu zinazokubalika ambazo husaidia kudumisha uhusiano mzuri.

Pia tulifanya matukio ya udanganyifu katika GCF kwa wafanyakazi.  Hizi ziliitwa "Mafunzo na Mabaraza ya Majadiliano" na zilifanywa chini ya sheria za Chatham House.  Waliunda nafasi salama ya mazungumzo ya wazi, ya uaminifu kati ya IRM na wafanyikazi wa usimamizi.  Tulijifunza kutoka kwa kila mmoja katika matukio hayo.

Somo la 5: thamani ya mahusiano mazuri ya umma

IRM ilifanya utafiti wa kila mwaka wa wadau ili kupima jinsi tulivyokuwa tukifanya vizuri.  Utafiti huo ulitumikia kusudi muhimu la kutujulisha ni wapi tunaweza kuboresha na kile tulichofanya sawa.  Ujumbe mmoja thabiti wa shukrani tuliopokea ni juu ya juhudi zetu za kwenda nje ya njia ya kuwa na uhusiano mzuri wa umma, kuwafikia walalamikaji na asasi za kiraia kwa huruma, na kuwa wazi na kuelimisha juu ya IRM.  Hata wakati kesi ilipaswa kufungwa bila dawa yoyote, tuliwasiliana na walalamikaji ili kuwaelezea sababu za matokeo, na kuwapa jukwaa la kujadili njia mbadala za kushughulikia malalamiko yao. Utaratibu wa kurekebisha lazima uwe "mshindi" au "mlalamikaji" unaozingatia na wafanyikazi wake lazima wafundishwe katika ujuzi wa msingi wa ushauri ambao ni muhimu kusaidia walalamikaji ambao wanaweza kuathiriwa na malalamiko, pamoja na mzigo wa kutafuta mchakato wa malalamiko na utaratibu wa malalamiko.

Hitimisho

Ni matumaini yangu kwamba masomo haya matano yanaweza kuwa na manufaa kwa wengine ambao wanafikiria kuanzisha utaratibu mpya wa kurekebisha malalamiko au kuboresha moja ambayo tayari ipo.  Njia nyingi kama hizo zinaanzishwa, hasa na sekta binafsi.  Nina matumaini pia kwamba masomo haya yatatumikia IRM vizuri na inatafsiri uzoefu huu ili kutoa suluhisho la malalamiko yaliyoletwa kwake katika siku zijazo.