Kulazimishwa kwenda virtual

Karibu usiku mmoja, wanachama sita wa timu ya Mfumo wa Marekebisho ya Kujitegemea (IRM) wa Mfuko wa Hali ya Hewa ya Kijani (GCF) Alihamia kutoka Songdo, Korea Kusini ambako GCF ina makao yake makuu, kwa miji yao huko Hispania, Afrika Kusini, Austria, Ulsan nchini Korea Kusini na Marekani. Hii ilikuwa ni matokeo ya GCF kuuliza wafanyakazi wake wasio muhimu kufanya kazi kwa mbali kutoka nyumbani (ama nchini Korea au kutoka nchi zao za nyumbani) kutokana na kuongezeka kwa kesi za Covid-19 nchini Korea Kusini. Ghafla, timu ya IRM ililazimika kufanya kazi kwa mbali na "karibu" ili kuweka IRM wazi kwa biashara.

Hapa tunazungumza juu ya fursa na changamoto ambazo IRM ya kweli imewasilisha na jinsi timu ya IRM imejibu. Wakati janga la Covid-19 likienea kote ulimwenguni, mifumo mingine ya uwajibikaji na marekebisho itakabiliwa na hali kama hizo. Tunatumaini ufafanuzi huu unaweza kutoa masomo na ufahamu unaoendelea juu ya nini cha kujiandaa na jinsi ya kukabiliana. Labda, mara tu timu ya IRM itakapounda tena nchini Korea, tunaweza kuandika sasisho ili wasomaji wetu wawe na picha kamili zaidi ya uzoefu wetu.

Mkutano karibu

Zaidi ya wiki tatu zilizopita, tumekuja kujifunza masomo muhimu juu ya kuendesha IRM kwa ufanisi. Tulianza kwa kukutana kwa saa moja kila siku wakati ambao ulikuwa rahisi kwa wengi, lakini sio kwa wote. Kuenea duniani kote kutoka Amerika hadi Mashariki ya Mbali, kufaa katika wakati unaofaa kwa wote ilikuwa changamoto. Simu za kila siku zilianza kama ripoti juu ya kazi ya siku iliyopita. Hata hivyo GCF sheria zinahitaji wafanyakazi kukusanya ripoti ya kila wiki iliyoandikwa ya kazi ya mbali kwa mameneja wao. Kuripoti kila siku na kila wiki ikawa moja sana na kwa hivyo tumebadilisha wito wa kila siku kuwa moja ya kutatua shida ya timu nzima. Mwanachama yeyote wa timu anaweza kuongeza suala ambalo linahitaji mashauriano ya timu nzima na utatuzi wa shida. Mabadiliko haya yameboresha sana morali pamoja na manufaa ya wito wa kila siku wa kawaida. Simu ya kila siku pia husaidia washiriki wa timu kuona na kusikia kila mmoja kila siku na kubaki kushikamana na kujisikia kama timu.

Kufanya bora zaidi

Wanachama wa timu pia hupata kuwa kufanya kazi kutoka nyumbani huwapa kubadilika zaidi kupanga wakati wao wa kazi. Wanaweza kugawanya wakati wa kazi katika bendi mbili au tatu za wakati na kuichanganya na burudani au wakati wa familia. Kufanya kazi peke yake kwa mbali kunaonyesha kusumbua kwa baadhi ya washiriki wa timu, lakini kuwa na familia, kwa timu nyingi, imekuwa boon wakati wa mafadhaiko. ya GCF imetoa na kuhamasisha wafanyakazi kutumia huduma ya ushauri wa bure ikiwa wanahisi huzuni au kusisitizwa. Zaidi ya hayo, washiriki wa timu huzungumza na Mkuu wa IRM na kila mmoja kwenye simu za mkutano wa video wa moja kwa moja ili kufanya kazi hiyo na kupunguza mafadhaiko kutoka kwa kufanya kazi peke yake. Kikundi cha WhatsApp pia kimeruhusu timu kuzungumza pamoja au kibinafsi na kila mmoja. Vivyo hivyo, wanachama wa timu nchini Afrika Kusini wameweza kuungana karibu na mashirika ya kiraia katika nchi hiyo kama sehemu ya ufikiaji wa IRM. Kuwapo katika nchi zao za nyumbani pia imeruhusu baadhi ya wanachama wa timu kukutana ana kwa ana au karibu na wataalamu wengine katika uwanja na kupanua mtandao bora kuliko kutoka Korea. Kwa mfano, mifumo kadhaa ya uwajibikaji na uwajibikaji wa GCF"Vyombo vilivyoidhinishwa viko ndani na karibu na Washington DC na Mkuu wa IRM ameweza kukutana na wafanyikazi kutoka kwa mifumo hii juu ya masuala ya kawaida na ya kushirikiana.

Chaguo za uhamisho wa timu

Chaguo moja ambalo timu ilizingatia mapema ni kuhamia eneo la kawaida ambalo halikuwa na virusi vya COVID-19, kukodisha ghorofa na kuishi na kufanya kazi kutoka hapo. Hata hivyo, wazo hili liliachwa kwa sababu kuishi pamoja kwa muda mrefu kunaweza kuwa kumetupa masuala ya kibinafsi ambayo hayatabiriki na yangeiweka timu katika nchi ya ajabu, na watu wakizungumza lugha ya kigeni, bila msaada wa familia na hakuna ufahamu na mfumo wa huduma za afya. Mbali na hilo, hakukuwa na hakikisho kwamba virusi hivyo havitaenea katika nchi hiyo pia. Ilionekana kuwa gharama hizo zilizidi faida za hatua kama hiyo. Wanachama wawili wa timu hiyo wanaishi Afrika Kusini kwa kuwa walikuwa na nyumba zao huko. Hii iligeuka kuwa hali ya kusikitisha kwa kuwa wote waliweza kukutana mara kwa mara na kufanya kazi pamoja juu ya masuala ya IRM. Wanachama wengine wawili wa timu hivi karibuni walikutana huko Austria ili waweze hata kwa muda mfupi, kufanya kazi pamoja. Somo la mapema kutoka kwa uzoefu huu ni kwamba badala ya kuhamisha timu kwa eneo moja, kutafuta maeneo mawili au matatu ambayo washiriki wa timu wanaweza kusonga na kuishi karibu inaweza kuwa suluhisho ambalo linaweza kupunguza mafadhaiko na kufanya kazi ya kawaida kuwa na ufanisi zaidi.

Changamoto

Changamoto kadhaa zimejitokeza kama matokeo ya mipangilio ya kazi ya kawaida. Upweke wa kazi ya mbali na mafadhaiko ni moja. Wakati wanachama wa timu walihamia nchi zao za nyumbani, walilazimika kukaa na wazazi wao au ndugu zao, kwa kuwa walikuwa wamefunga nyumba zao wenyewe kuhamia na kufanya kazi huko Songdo, Korea. Wakati hii ilitoa msaada wa familia, pia ilimaanisha walipoteza nafasi yao wenyewe nchini Korea na huduma zote walizoweka pamoja. Masuala yanayohusiana na kompyuta za mkononi na programu zilizopandwa na haya yametatuliwa kwa mbali na GCF Wafanyakazi wanaofanya kazi katika masuala ya TEHAMA. Baadhi ya nchi ambazo wanachama wa timu walikuwa na matatizo ya kuunganishwa pamoja na kumwaga mzigo wa umeme, na kusababisha kupunguzwa kwa umeme kwa masaa kadhaa kwa siku. Kuwa katika maeneo kadhaa ya wakati pia ina maana kwamba dirisha la fursa kwa mikutano ya timu ya kawaida ni mdogo. Wanachama wa timu wamelazimika kupanga malipo ya kodi na majukumu mengine ya kifedha yaliyofanywa nchini Korea na kushughulikia hizi kwa mbali imekuwa changamoto kwa sababu huduma za benki za mtandaoni nchini Korea zinaweza kuwa ngumu ikiwa mtu hazungumzi Kikorea. Uwezo wa kwenda benki na kuchakata shughuli kama hizo ana kwa ana haipatikani tena baada ya kuhamishwa kwa miji yao. Ushiriki wa mbali pia una kurudi nyuma ambayo wafanyikazi hawawezi kutatua maswala haraka kwa kutembea tu kwa mwingine GCF sehemu ya jengo hilo katika jengo moja. Zaidi ya hayo, baadhi ya wanachama wa timu wanaangalia kuwa kupoteza mawasiliano ya uso kwa uso na kutokuwepo kwa mikutano isiyo rasmi juu ya chakula cha mchana ina athari mbaya kwa uhusiano wa pamoja.

Uendeshaji wa kweli

Licha ya changamoto hizi, IRM inafanya kazi karibu bila mshono. Tunashughulikia malalamiko ambayo tumeyapokea. Tulihudhuria mkutano wa GCF Mkutano wa Bodi kufanya uwasilishaji wa video karibu. IRM ilifanikiwa kushughulikia kufutwa kwa dakika za mwisho na kuahirishwa kwa tukio kubwa la kujenga uwezo ambalo lilikuwa linaandaa na semina ya ufikiaji ambayo ilikuwa imepanga. Kujichukua wenyewe, timu inaandaa tena shughuli zetu za kujenga uwezo na ufikiaji. Tunaendelea kutumikia kazi yetu ya Ushauri na tumefanya mashauriano ya umma juu ya utaratibu wetu wa kulipiza kisasi kupitia wavuti. Tunafanya kazi ya kuendeleza moduli za kujifunza mkondoni kwa mafunzo ya mifumo ya kurekebisha malalamiko ya Vyombo vya Ufikiaji wa Moja kwa Moja vya Vyombo vya Ufikiaji wa Moja kwa Moja GCF. Wanachama wa timu wanashiriki kwa mbali katika GCFKamati ya Usimamizi wa Mgogoro. Wafanyakazi muhimu wa GCF Imewekwa nchini Korea wamejibu mara moja mtandaoni kwa usimamizi wa mgogoro unaohitaji uhamishaji wa benki wa fedha na kukamilisha taratibu za ununuzi. Kuongezeka kwa matumizi ya teknolojia ni kuruhusu Timu ya IRM kupunguza alama yake ya kaboni kupitia usafiri uliopunguzwa kwa matukio na kupunguza matumizi ya nishati.

Mifumo inayofanya kazi

Somo lingine muhimu la mapema kutoka kwa uzoefu huu limekuwa faida ya kuwa na Masharti wazi ya Marejeleo na taratibu za kina pamoja na mifumo inayofanya kazi kwa mbali; hii imesaidia kufanya mpito kwa utendaji wa kawaida rahisi na laini. IRM sasa inafurahiya Masharti ya Marejeleo yaliyosasishwa wazi, na seti ya kina ya Taratibu na Miongozo. Kwa kuongezea, IRM pia ina seti ishirini ya Moduli ya Kusaidia Taratibu za Uendeshaji, hati ya ndani inayokabiliwa ambayo huwapa wafanyikazi wa IRM mwongozo wazi, wa hatua kwa hatua juu ya kazi zote tano za IRM. IRM pia inasaidia mifumo ya mkondoni. Kwa mfano, malalamiko yetu yanasimamiwa kupitia mfumo wa usimamizi wa kesi za elektroniki (CMS) ambao unapatikana kwa wafanyikazi na Vyombo vilivyoidhinishwa kwa mbali. Wote GCF"Shughuli kama vile HR na usimamizi wa faida, ununuzi, uhasibu wa gharama na malipo ya mshahara, zinashughulikiwa mtandaoni, ikiwa ni pamoja na hatua za nyuma za tovuti na uhifadhi wa faili, ambazo zote zinaweza kufanya kazi kwa mbali kutoka kwa wafanyikazi wa IRM GCF Laptop. Usalama maalum wa mtandaoni umewekwa na GCF'Idara ya ICT, ingawa mipangilio ya kazi ya mbali inaweza kuhitaji hatua za usalama zilizoimarishwa. GCF"Idara ya ICT inayoongozwa na Stefan Zutt imefanya, na inaendelea kufanya, kazi ya ajabu kusaidia na kuhamisha taasisi katika mwelekeo sahihi. Kwa bahati nzuri, IRM na GCF"Mifumo ya mtandaoni ni msaada mkubwa katika kuhama kutoka Songdo, Korea Kusini kufanya kazi karibu na maeneo mengi, na inathibitisha ujasiri wa IRM ya GCF na pia kubadilika kwake.

Endelevu

Timu ya IRM imekuwa ikifanya kazi pamoja kutoka eneo moja kabla ya janga la COVID-19, na kwa hivyo ilikuwa timu ya uendeshaji wakati wa mlipuko. Sababu hii inaweza kuwa imeiwezesha kukabiliana haraka na bora kwa shughuli za kawaida. Uzoefu wa kawaida hadi sasa umekuwa mzuri sana na changamoto zingine. Lakini jury bado iko nje juu ya ikiwa shughuli za kawaida ni endelevu au zinahitajika kwa muda mrefu. Kwa mfano, shughuli za muda mrefu zitahitaji kuruhusu wafanyikazi kuhamia nusu ya kudumu au kabisa kwa nchi zao za nyumbani. Kwa upande mwingine, hii itaibua masuala ya jinsi GCF"Haki na chanjo zitafanya kazi ikiwa wafanyikazi walikuwa katika maeneo mengi. Usimamizi wa kweli na usimamizi wa wafanyikazi wa changamoto za sasa pia. Nini jaribio hili la kulazimishwa la IRM halisi hadi sasa limethibitisha ni kwamba (a) IRM inaweza kufanya kazi karibu kutoka mahali popote ulimwenguni na muunganisho mzuri na kuendelea na shughuli zake za biashara bila kuzuiliwa kwa muda mfupi na (b) IRM inaweza kufanya kazi kwa ufanisi na karibu na mamlaka, taratibu na mifumo ya mkondoni ambayo imewekwa sasa. Utendaji wa kawaida wa IRM unaweza kuboreshwa ikiwa kikundi cha msingi cha wafanyikazi wake wako Korea wakati wanachama wachache wa timu wako mahali pengine.

Hitimisho

Kwa kumalizia, kunaweza kuwa na kitambaa cha fedha kwa wingu la COVID-19. ya GCF, na kwa kweli IRM, sasa imejaribiwa kwa ujasiri wake na uwezo wake wa kufanya kazi karibu katika mgogoro. Masomo mengi yamejifunza kama taasisi na haya yatashikilia GCF na IRM badala nzuri katika tukio la migogoro ya baadaye. Janga la COVID-19 liko mbali sana, lakini angalau nchini Korea Kusini, mtu anaweza kuwa na matumaini makubwa kwa azimio la awali kwa sababu ya hatua za busara na za fujo zilizochukuliwa na Serikali.

Makala iliyoandaliwa na Lalanath de Silva